Já teve dificuldades para pensar em ideias ou soluções para a sua empresa? Saiba que o Diagrama de Afinidades é uma ferramenta que pode te auxiliar em criar insights e organizar os pensamentos para desenvolver um plano de ação.
Esta técnica é uma excelente maneira de incentivar a criatividade de um grupo e compreender cenários complexos, buscando encontrar as melhores soluções para os problemas e desafios do mundo dos negócios.
Neste texto explico a origem da ferramenta, os principais benefícios de aplicá-la na sua empresa, como criar um Diagrama de Afinidades e boas práticas para aprimorar o processo de criação de ideias.
Boa leitura!
O surgimento do Diagrama de Afinidades
O Diagrama de Afinidades foi criado na década de 60 pelo antropólogo japonês Jiro Kawakita, sendo que por este motivo a ferramenta também é chamada de método KJ. Kawakita encontrou-se diante do desafio de sintetizar e organizar os dados extensos coletados durante suas investigações de campo.
Para superar esta dificuldade, ele criou uma metodologia para ordenar informações qualitativas, classificar ideias e assim descobrir novas associações, chegando à primeira versão do Diagrama de Afinidades.
Essa é uma das 7 ferramentas da qualidade com o objetivo de identificar padrões a fim de categorizar e agrupar ideias, opiniões ou problemas.
A contribuição do Diagrama de Afinidades vai além da sua utilidade inicial para Kawakita, destacando-se como uma ferramenta valiosa em diversos contextos, desde a pesquisa acadêmica até a gestão de projetos e a melhoria contínua nos processos organizacionais.
Como a ferramenta contribui para sua empresa
O Diagrama de Afinidades é uma ferramenta bastante versátil e eficaz que pode auxiliar a equipe da sua empresa em diferentes situações, entre as aplicações da técnica estão:
Elucidar uma situação confusa
Por exemplo, a empresa está com dificuldade para controlar o estoque, sempre há falta de alguns produtos enquanto há outros em excesso. Neste caso, a ferramenta pode ajudar a descobrir a origem deste problema e pensar em soluções para ele.
Estimular a criatividade dos funcionários
Por ser uma metodologia colaborativa, ela ajuda a incentivar a criatividade dos participantes do grupo, aproveitando os seus conhecimentos e capacidade intuitiva para estabelecer as conexões e encontrar respostas.
Auxiliar na resolução de problemas complexos
Por promover associações que de repente não seriam levadas em consideração e envolver diferentes membros da equipe, o Diagrama de Afinidades é uma ótima ferramenta para resolver problemas mais complicados, encontrando a melhor solução para eles.
Aprenda a criar um Diagrama de Afinidades
Conheça agora as etapas básicas para utilizar a ferramenta e assim não apenas identificar padrões, mas também formular resoluções otimizadas.
1. Delimitar o foco
Antes de começar a desenvolver o Diagrama de Afinidades é importante estabelecer qual será o tema, ou seja, um tópico específico que será analisado por todos. Para estimular o raciocínio dos participantes, o tema pode ser apresentado como uma pergunta. Exemplos:
Como melhorar o engajamento da equipe de vendas?
Como agilizar as entregas dos produtos?
- Quais as oportunidades de mercado que estamos perdendo?
2. Reunir equipe para análise
Definido o tema é hora de escolher os participantes da criação do diagrama, o ideal é que sejam pessoas relacionadas com o assunto que será abordado. Então se o objetivo é descobrir como melhorar o engajamento da equipe de vendas, os membros devem ser da equipe de vendas e da equipe de relações humanas, por exemplo.
Além disso, deve-se estabelecer um líder que ficará responsável por organizar as reuniões, providenciar os materiais necessários, fazer as anotações e conduzir as demais etapas para a construção do Diagrama de Afinidades.
3. Gerar ideias por meio de um brainstorming
O Brainstorming é uma ferramenta utilizada para criar uma ideia inusitada por meio das trocas em grupo. Mas para que a técnica funcione é muito importante que os participantes sintam-se à vontade para compartilhar as suas ideias.
Para que o processo não acabe se perdendo, deve-se estabelecer um tempo para que as sugestões sejam apresentadas e o líder deve garantir que cada um dos participantes compartilhe pelo menos uma ideia. Todas as sugestões são registradas em notas adesivas ou cartões para facilitar as próximas etapas.
4. Organizar as ideias
Depois do levantamento das ideias é o momento de organizá-las em grupos similares, a proposta é que este trabalho aconteça de maneira fluída onde todos os participantes possam mudar as notas adesivas ou os cartões de categoria.
Também se alguém membro acreditar que uma ideia pertença a mais de um grupo, é possível incluí-lo em outro grupo de afinidade.
5. Estabelecer uma conexão nos grupos
Com as ideias organizadas é o momento de criar o Diagrama de Afinidades em si, nomeando cada um dos grupos, fazendo relações entre eles por meio linhas e estabelecendo uma lógica entre elas. Ao final você terá um quadro com vários conjuntos de ideias que poderão ser implementadas no futuro.
6. Planejar os próximos passos
Para que de fato as ideias levantadas no Diagrama de Afinidades sejam colocadas em prática, é fundamental já sair da reunião com plano de ação encaminhado com metas, cronograma e um responsável para a execução das tarefas estabelecidas.
Boas práticas na aplicação do Diagrama de Afinidades
Além de seguir o passo a passo, há algumas recomendações para conseguir os melhores resultados com a aplicação da técnica:
Deixar as ideias serem sugeridas de forma livre, priorizando a criatividade da equipe e não o raciocínio lógico.
Ser flexível na escolha das categorias, mesmo que elas já estejam estabelecidas, novas relações podem surgir durante a criação do diagrama.
A discordância também é bem-vinda, não tem problema se os participantes não concordarem com ordenação das ideias no quadro, podendo mudar ou posicionar em dois lugares ao mesmo.
Evite a sobrecarga de informações, mesmo que seja importante deixar as ideias nascerem de forma livre, não se deve perder o foco do tema principal a ser abordado.
Reserve um bom tempo para a criação do Diagrama de Afinidades, pois o processo de geração de ideias e organização das informações tende a ser demorado.
Utilize notas adesivas e canetas de diferentes cores para organizar as informações e deixar o quadro mais fácil de observar os agrupamentos e ideias.
Desta maneira você encontrará associações e soluções através da aplicação do Diagrama de Afinidades.
Bom trabalho e grande abraço.
Rafael José Pôncio, PROF. ADM.
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