Diagrama PERT/CPM

Conheça essas ferramentas e descubra como fazer um Diagrama PERT/CPM em 5 passos para analisar o gerenciamento do tempo em um projeto.

5 passos para construir um Diagrama PERT/CPM

Se você está precisando de ajuda para gerenciar um projeto, o Diagrama PERT/CPM é uma representação gráfica que pode te auxiliar no planejamento, programação e controle de tarefas.

Descubra mais sobre PERT e CPM, as principais semelhanças e diferenças entre esta duas metodologias e veja 5 passos para construir um Diagrama PERT/CPM.

As diferenças entre PERT e CPM

Embora muitas vezes sejam utilizados em conjunto e tenham o mesmo objetivo, o Diagrama PERT e o CPM são metodologias de planejamento e controle de projetos diferentes.

Ambos foram criados em meados da década de 50, sendo o PERT (Program Evaluation and Review Technique ou Técnica de Avaliação e Revisão de Programa) desenvolvido pela marinha norte-americana para planejar, monitorar e controlar as atividades do projeto Polares, que dizia a respeito dos mísseis balísticos lançados de submarinos.

Utilizando o Diagrama de PERT a marinha dos Estados Unidos poderia avaliar as diferentes fases do projeto, a fim de realizá-lo no menor tempo possível e utilizando a menor quantidade de recursos.

Já o método CPM (Critical Path Method), também chamado de Método do Caminho Crítico, foi criado em um contexto diferente, sendo a empresa DuPont Company responsável pelo seu desenvolvimento. A companhia estava com dificuldades para gerenciar o tempo dos projetos e encontrou a solução nesta metodologia.

Embora ambas as abordagens analisem o gerenciamento de tempo, a principal diferença entre elas é na forma de cálculo, enquanto PERT utiliza a probabilidade para estabelecer o tempo de tarefas desconhecidas, o CPM aproveita-se das durações de atividades já conhecidas para estimar o tempo necessário.

Para facilitar a compreensão de cada uma dessas abordagens e como elas se relacionam, segue uma explicação sobre elas.

Metodologia PERT

O método PERT é uma ferramenta utilizada para prever a duração de uma atividade, ele é muito aplicado na criação de roteiros e cronogramas de projetos. Sendo baseado em 3 estimativas:

• Otimista (O): um cenário em que tudo acontece conforme o esperado.

• Pessimista (P): quando não funciona conforme o esperado, necessitando de mais tempo.

• Mais provável (M): neste cenário há poucas falhas e o projeto avança progressivamente.

CPM – Caminho Crítico

O Caminho Crítico é uma representação visual do planejamento de um projeto, mostrando de forma clara: quais atividades precisam ser feitas, qual a ordem que elas devem ser executadas e qual o tempo máximo que o projeto deve levar para ser finalizado.

A aplicação da técnica traz uma série de benefícios para a gestão de um projeto, sendo eles:

Estabelecer quais são as tarefas mais importantes

Ao desenvolver um Caminho Crítico fica simples identificar quais são as atividades principais, ou seja, aquelas que caso demorem mais para serem executadas do que o tempo estimado, vão comprometer todo o andamento do projeto.

Otimizar a duração do projeto

Quando os resultados são apresentados de maneira gráfica, pode-se observar quais as tarefas demandam um período maior para serem finalizadas ou se há atividades que podem ser realizadas em paralelo. Desta maneira, é possível reduzir este tempo e a duração do projeto como um todo.

Comparar o planejamento com a execução

Além de auxiliar no planejamento, o caminho crítico pode ser utilizado para avaliar o progresso do real, analisando quais tarefas já foram encerradas e quais mudanças podem ser necessárias. Vale destacar que os aprendizados adquiridos também podem ser empregados nos próximos planejamentos.

Como fazer o Diagrama PERT/CPM

Agora que você já compreende os conceitos separadamente é hora de uni-los para formar o Diagrama PERT/CPM. Mas antes de começar é importante conhecer os símbolos utilizados

• Setas: são as tarefas que precisam ser executadas durante os projetos, sendo que em cada uma delas há um nome de identificação na parte de cima e na parte inferior, o tempo utilizado para realizar a ação.

• Setas Pontilhadas: estas setas são utilizadas para identificar a dependência de uma atividade em relação a outra, por exemplo: a tarefa B só pode ser executada depois do término da atividade A.

• Círculos: chamados também de nós, eles representam as transições entre as tarefas, ou seja, o final de uma atividade e o começo de outra. Eles são numerados para facilitar a visualização do diagrama.

5 Passos para construir o Diagrama PERT/CPM

Para formar o Diagrama PERT/CPM utilizamos a mesma sequência empregada para encontrar o Caminho Crítico.

Passo 1: Listar todas as atividades

Para começar, é preciso identificar todas as atividades que serão necessárias para a realização do projeto.

Passo 2: Fazer a estimativa do tempo de finalização de cada tarefa

Em seguida é o momento de fazer um levantamento do tempo que será utilizado para a execução de cada tarefa. Nesta etapa entra a metodologia PERT, como uma forma mais assertiva para prever o tempo necessário para realizar as atividades.

Passo 3: Encontrar as dependências

Tendo a lista de atividades em mãos é hora de verificar quais tarefas dependem do encerramento de outra para serem iniciadas. Para isso podem ser feitas 3 perguntas:

• Qual tarefa precisa ser concluída antes que esta tarefa possa começar?

• Quais tarefas precisam estar prontas simultaneamente com esta tarefa?

• Quais são as etapas seguintes após a conclusão desta tarefa?

Passo 4: Desenhar o Diagrama

Com todas as informações em mãos é o momento de desenhar o diagrama propriamente dito. Para facilitar a visualização segue um modelo:

Passo 5: Identificar o Caminho Crítico

Por fim é o momento de descobrir o caminho crítico e assim poder avaliar o tempo máximo de duração do projeto.

Vale reforçar que além de ajudar a estimar o tempo de duração, o Diagrama de PERT/CPM também pode ser uma ferramenta para avaliar o progresso das atividades, conferindo se tudo está acontecendo conforme o planejado.

Bom trabalho e grande abraço.

Rafael José Pôncio, PROF. ADM.

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Padronização e Fluxograma: Os Fundamentos da Eficiência Operacional

A padronização de processos é uma estratégia fundamental para garantir a eficiência e a qualidade das operações em uma empresa. Essa padronização consiste em criar mecanismos que assegurem que as etapas dos processos sejam conduzidas sempre da mesma forma, independentemente dos agentes envolvidos. Isso evita variações indesejadas e facilita a análise de desempenho.

Uma das ferramentas essenciais para a padronização é o fluxograma

Vamos explorar mais sobre esses assuntos!

Padronização:

A padronização refere-se à criação e implementação de procedimentos, diretrizes ou normas que estabelecem uma forma consistente de realizar uma tarefa ou atividade. Isso garante que todos na organização sigam os mesmos passos, reduzindo erros, aumentando a eficiência e facilitando a manutenção da qualidade. A padronização é especialmente útil em ambientes de trabalho onde a precisão e a consistência são essenciais, como na fabricação, atendimento ao cliente e serviços financeiros.

Fluxograma:

O fluxograma é a representação gráfica da sequência das etapas de um processo. Ele ajuda a entender rapidamente o funcionamento do processo, identificando atividades desnecessárias, retrabalhos e falhas de comunicação. Além disso, o fluxograma facilita a padronização dos processos, garantindo que todos os colaboradores sigam as mesmas diretrizes e procedimentos.

Ele utiliza símbolos padronizados para representar diferentes elementos do processo, como atividades, decisões, pontos de entrada/saída e fluxo de informações. 

Esses símbolos incluem:

• Operação: representa uma etapa do processo.

• Processo predefinido: indica outra etapa descrita em outro lugar.

• Processo alternativo: usado quando a atividade é uma alternativa à atividade normal.

• Espera/atraso: representa períodos de espera no processo.

• Decisão: indica um ponto de decisão com diferentes caminhos.

• Conector: liga pontos no fluxo.

• Dados armazenados: indica as etapas onde os dados são armazenados.

• E outros símbolos que auxiliam na representação e compreensão do processo.

Fonte: Aktie

Aplicação:

A padronização e o fluxograma têm aplicações em uma variedade de setores e processos empresariais:

• Manufatura: na manufatura, a padronização de processos garante a consistência na produção, minimizando defeitos e reduzindo o tempo de ciclo. Os fluxogramas ajudam a identificar oportunidades de otimização e a visualizar o fluxo de produção.

• Atendimento ao cliente: no atendimento ao cliente, a padronização de procedimentos garante um serviço consistente e de alta qualidade. Os fluxogramas podem mapear o processo de atendimento, desde a solicitação do cliente até a resolução do problema, identificando pontos de contato e possíveis melhorias.

• Gestão de projetos: na gestão de projetos, a padronização de metodologias e processos aumenta a eficiência e reduz o risco de erros. Os fluxogramas ajudam a visualizar o cronograma do projeto, as dependências entre as tarefas e as responsabilidades das partes envolvidas.

Benefícios:

• Consistência: a padronização garante consistência na execução de tarefas, reduzindo erros e aumentando a qualidade.

• Eficiência: os fluxogramas identificam oportunidades de otimização e simplificação de processos, aumentando a eficiência operacional.

• Comunicação: tanto a padronização quanto o fluxograma facilitam a comunicação entre equipes e departamentos, garantindo uma compreensão clara dos processos e procedimentos.

Podemos concluir que a padronização e o fluxograma são indispensáveis para qualquer organização que busque melhorar sua eficiência operacional e manter altos padrões de qualidade. Ao implementar procedimentos padronizados e visualizar processos por meio de fluxogramas, as empresas podem reduzir custos, minimizar erros e aumentar a satisfação do cliente.

Bom trabalho e grande abraço.

Rafael José Pôncio, PROF. ADM.

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Como criar uma estratégia de Benchmarking

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Rafael José Pôncio lança seu segundo livro: Os Empreendedores Que Mudaram o Brasil, volume II

Empreender é uma tarefa humana. Desde os primórdios da humanidade nossa espécie tem desenvolvido a capacidade de transformar o seu entorno para adaptar-se à realidade da natureza. Se hoje ligamos essa palavra diretamente ao mundo do trabalho, o conceito amplia-se e podemos perceber o empreendedorismo como um aspecto natural do ser humano.

No mundo moderno o empreendedorismo tornou-se a roda que faz a sociedade girar, uma vez que foi responsável por inovações e novas maneiras de criar produtos e serviços. Os empreendedores, porém, nem sempre são vistos deste modo. Em verdade, o senso comum observa esses homens e mulheres inovadores quase como aproveitadores, usurpadores da força de trabalho dos seus colaboradores e que obtêm apenas as benesses dos seus negócios. Assim, a pecha empregada pelo imaginário coletivo coloca o empreendedor em um local de desprezo e muitas vezes rechaço pela opinião pública comum.

Estereótipos do mais variados não faltam ao empreendedor, o que nubla a visão de grande parte das pessoas acerca do empreendedorismo e de quem se arrisca nas turbulentas águas que agitam o mundo dos negócios. Em meio a tantos pré-conceitos e pouca informação, pouco sabemos sobre quem, de fato, são os empreendedores e como sua ação é mais complexa do que imaginamos.

Frente a esse dilema, Rafael José Pôncio mergulhou no assunto para pesquisar não somente a vida de grandes empreendedores, mas o que os motivou a seguir por este caminho. De maneira didática e bem documentada, Pôncio mostrou em seu primeiro livro como grandes qualidades são necessárias para se tornar um empreendedor de sucesso no Brasil através de dez nomes bem consolidados na memória nacional.

Sua formação em economia e administração foi fundamental para construir um panorama mais amplo acerca do início da carreira profissional destes empreendedores. Ao mesmo tempo, Pôncio não se limitou a fazer uma biografia linear de cada empreendedor, mas nos convida a refletir sobre o seu contexto histórico, dificuldades, alegrias e tristezas dentro do longo processo de construção das empresas. Nessa perspectiva, entender o sucesso desses empreendedores não se torna uma questão de enxergar apenas o resultado, mas principalmente o caminho e as virtudes que foram necessárias para alcançar esse resultado.

Após o sucesso do primeiro volume, Rafael José Pôncio está lançando o segundo volume de “Os Empreendedores Que Mudaram o Brasil”. Tendo como metodologia a trajetória de mais dez grandes empreendedores que revolucionaram o mercado brasileiro, Pôncio vai além e apresenta nomes que fizeram a diferença não apenas dentro da realidade econômica brasileira, mas que deixaram um legado cultural para o seu país ou região.

Essa perspectiva amplia ainda mais a visão do que é empreender no mundo moderno, rompendo a fronteira econômica que é tão demarcada em nossa sociedade. Nesse sentido, o empreendedor não é apenas um homem de negócios, mas graças aos seus produtos e serviços também foi possível construir uma identidade cultural e um legado patrimonial na região em que atuou. O volume II de “Os Empreendedores Que Mudaram o Brasil”, portanto, vai além das cifras e alça um novo voo: o da transformação cultural.

Para os aficionados pela história do Brasil, os dois livros de Rafael José Pôncio são um oásis de informação e nos transporta para uma realidade em que, de maneira geral, pouco conhecemos. Colocar em evidências pessoas tão importantes para a saúde econômica do país é uma tarefa árdua, mas que veio bem a calhar no momento em que vivemos. Portanto, não deixem de conhecer as belas histórias destes grandes empreendedores, muitas vezes esquecidos pela historiografia tradicional.

O escritor Rafael José Pôncio publicou a sua obra Os Empreendedores Que Mudaram o Brasil - volume II pela Editora Labrador, com sede na Rua Dr. José Elias, 520, Alto da Lapa, São Paulo - SP, disponível no site da editora e nas principais livrarias do país.

Método dos 5 Porquês é uma ferramenta simples e eficaz na resolução de problemas

Na incessante busca por soluções eficazes, as organizações enfrentam desafios e obstáculos diários que requerem uma análise profunda e perspicaz. É nesse contexto que surge o Método dos 5 Porquês, uma ferramenta simples, porém poderosa, para identificar as causas raiz de um problema. Neste artigo, exploraremos o que é o Método dos 5 Porquês, como ele funciona e suas principais aplicações.

O que é o Método dos 5 Porquês?

O Método dos 5 Porquês é uma técnica de análise de causa e efeito que busca identificar a causa fundamental de um problema, fazendo repetidamente a pergunta "Por quê?" até chegar à sua raiz. Essa abordagem foi popularizada pela Toyota como parte do sistema de produção Lean, mas sua aplicação se estende a uma ampla gama de setores e contextos empresariais.

Como funciona o Método dos 5 Porquês?

O processo é simples: ao enfrentar um problema, a equipe começa fazendo a pergunta "Por quê?" para identificar sua causa imediata. Em seguida, a equipe continua perguntando "Por quê?" sucessivamente, mergulhando cada vez mais fundo até encontrar a causa raiz subjacente ao problema. O objetivo é chegar a uma compreensão completa das causas subjacentes, permitindo que ações corretivas sejam tomadas para evitar a recorrência do problema.

Quais são as principais aplicações desse método?

• Melhoria de processos: na gestão de processos, o Método dos 5 Porquês pode ser usado para identificar falhas e gargalos, ajudando as empresas a otimizar a eficiência operacional.

• Controle de qualidade: no controle de qualidade, essa técnica pode ser aplicada para investigar defeitos e não conformidades, permitindo que medidas corretivas sejam implementadas de forma eficaz.

• Resolução de problemas: em situações de crise ou emergência, o Método dos 5 Porquês pode ser uma ferramenta valiosa para identificar as causas subjacentes e implementar soluções rápidas e eficazes.

Quais são as vantagens e as limitações do método?

Vantagens:

• É uma ferramenta prática e simples;

• Possui baixo custo;

• Foca na causa raiz do problema;

• Permite uma compreensão geral do cenário;

• Promove o pensamento crítico e colaborativo.

Limitações:

• Depende da habilidade de fazer as perguntas certas;

• Pode levar a respostas superficiais se não for aplicado corretamente.

Por sua simplicidade e eficácia na identificação de causas raiz de problemas, o Método dos 5 Porquês é uma escolha popular para empresas em busca de soluções eficazes e sustentáveis. Ao adotar essa abordagem analítica, as organizações podem melhorar continuamente seus processos, aumentar a eficiência operacional e impulsionar o sucesso empresarial a longo prazo.

Bom trabalho e grande abraço.

Rafael José Pôncio, PROF. ADM.

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