Se você chegou até este artigo, provavelmente está em busca de estratégias para ser mais eficiente. Mas, você já se perguntou por que é importante ser um profissional eficiente? E o que de fato significa ter mais eficiência?
Antes de mais nada, vamos destrinchar o real sentido por trás do desejo de executar tarefas de maneira eficaz. No âmbito profissional, eficiência é aproveitar o tempo a seu favor e utilizar esse recurso limitado da melhor forma possível, realizando entregas de serviços com presteza, agilidade e qualidade, e em caso de produtos sempre existem serviços lado a lado, seja comércio ou indústria.
Essa é uma habilidade, ou talvez um padrão de comportamento, que faz diferença nos dias de hoje. Afinal, para concentrar-se em uma determinada tarefa com foco total, atualmente, é necessário um esforço sobre-humano, pois as distrações são nossos grandes obstáculos — quem resiste àquela notificação do celular, não é mesmo?
No entanto, quem vence essa batalha e torna-se uma pessoa eficiente, tem muitas recompensas. Ao ser mais eficaz, você tem acesso às melhores oportunidades na área empreendedorial, constrói uma boa reputação junto a comunidade onde atua, colegas e clientes, além de melhorar seu desempenho profissional e otimizar seu tempo, alcançando melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Veja a seguir como!
Defina as suas prioridades
Entre as inúmeras atividades do dia a dia, é necessário ter consciência que não dá para fazer tudo. Nesse sentido, a quantidade de pendências funciona como combustível para gerar estresse e nos deixar ansiosos, sem saber por onde começar.
É como se fôssemos um computador com várias abas abertas — ficamos sobrecarregados e temos perda de desempenho. Por isso, é muito importante fazer uma lista de todas as tarefas e identificar as prioridades, ou seja, aquelas que são mais importantes no momento e que devem ser resolvidas com urgência.
Elimine as distrações
Eu sei, como disse há alguns parágrafos acima, resistir às distrações é hoje o nosso maior desafio. Mas, para ter eficiência, é preciso focar. Não tem como finalizar algo com qualidade e agilidade se ficar interrompendo o trabalho a todo momento, seja para bater papo com o colega ou checar a rede social. Use a mesma tecnologia que o distrai como estratégia. Há, por exemplo, diversos aplicativos que ajudam a ter foco, como os que utilizam a técnica Pomodoro.
Planeje o seu dia
Com as prioridades bem estabelecidas, é interessante sempre fazer um planejamento das atividades do seu dia e até mesmo da semana. Isso ajuda a ter uma previsibilidade e evita aquela situação em que não se sabe que tarefa fazer primeiro e se desperdiça tempo. Além disso, você pode identificar os horários em que é mais produtivo para programar atividades que demandam maior concentração e empenho.
Deixe a procrastinação de lado
“Por que deixar para amanhã se você pode fazer hoje?” Sim, essa frase é praticamente um clichê e na prática o que a gente faz é o contrário, não é mesmo? A verdade é que todo mundo procrastina, mas esse é um hábito que deve ser combatido, se desejamos ser profissionais mais eficientes.
A questão é que quanto mais nos esforçamos para executar uma atividade no tempo previsto para ela, mais fácil vai ficando a nossa rotina e o gerenciamento do nosso tempo. Vai por mim, a sensação de riscar uma tarefa da lista é viciante, bem melhor que deixar para depois.
Alterne as atividades
Muitas vezes, ficamos presos em uma tarefa complicada por horas, ou até dias, tentando encontrar alguma solução para determinado problema. Uma maneira de resolver a situação e otimizar o tempo é alternar o trabalho com outro projeto diferente. Esse revezamento faz com que o cérebro evite o que é chamado de fixação cognitiva. Assim, você pode melhorar sua eficiência ao trabalhar em outra coisa e ter a possibilidade de voltar ao projeto inicial com outro olhar.
Faça pausas regulares
Por último, lembre-se que para a produtividade, fazer pausas ao longo do horário de trabalho é essencial. Estique as pernas, respire, tome um café, interaja com os parceiros, caminhe.
Ser mais eficiente não significa trabalhar mais, e sim trabalhar melhor. O tempo é um recurso valioso, por isso é importante sabermos utilizá-lo da melhor maneira, com eficiência. Como disse Pitágoras, “com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem-feito”.
Bom trabalho e grande abraço.
Adm. Rafael José Pôncio
